Assistant·e du Service Scolarite - Haute Ecole des Arts du Rhin H/F - Etablissements publics locaux

Sous l'autorité du/de la responsable du service de la scolarité, l'assistant(e) assure les missions de gestion des étudiants de/des options/années de la Haute école des arts du Rhin.

Il/elle assure l'interface entre la Direction, les enseignants et les étudiants de l'option

Activités principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, le renseignement des étudiants, enseignants et autres interlocuteurs (candidats, parents, partenaires...) ;
- Assurer la gestion les dossiers pédagogiques des étudiants : suivi administratif des dossiers des étudiants, classement et archivage des dossiers de scolarité, alimentation de la base de données dans le logiciel scolarité ;
- Participer à l'organisation des évènements rythmant la vie scolaire (rentrée, examen d'entrée, commission d'équivalence, diplômes, bilans, ateliers publics) ;
- Préparer la venue d'intervenants extérieurs (conférences, workshops...) : lettre d'engagement, réservation de titres transport et d'hébergement, réservation de salles, accueil des intervenants...
- Assurer la rédaction, saisie et mise en forme des documents et courriers relatifs (attestations, conventions de stage, comptes rendus, notes...) ;
- Assurer le suivi des plannings, absences, congés des enseignants ;
- Assurer la gestion des interventions de modèles et des chargés de cours en ateliers publics, .... (pour Marie-Cécile)

Activités secondaires :
- Réaliser des statistiques et tableaux de bords (rapports d'activité, évaluation AERES) ;
- Assurer le suivi des voyages pédagogiques ;
- Préparer les éléments comptables en lien avec les missions précitées.

SAVOIRS
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur ;
- Culture administrative au sein d'une collectivité ou d'un établissement public ;
- Maîtrise de l'anglais souhaitée; la connaissance de l'allemand serait un plus.
SAVOIR FAIRE
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Utiliser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook ;
- Capacité à prendre des initiatives.
SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d'accueil, sens de la diplomatie, du contact, courtoisie et fermeté ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Sens de l'organisation - Rigueur - Méthode - Discrétion professionnelle ;
- Capacité à gérer le stress.

- Diplômes : baccalauréat à Bac +3
- Expériences : expérience administrative souhaitée (si possible dans le domaine de l'enseignement)
- Intérêt pour l'enseignement supérieur et les domaines artistiques

- Caractéristiques du poste nécessitant une polyvalence et une capacité d'adaptation
- Intérêt pour la pédagogie, pour les domaines artistiques

• Statistiques
• Outlook
• Sens du relationnel
• Anglais
• Allemand
• Logiciels bureautiques
• Rédaction de rapports d'activité
• Pédagogie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Pro-activité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation