Assistant Particulier du Préfet H/F - Prefecture de Departement Bas-Rhin

Vos activités principalesAssure, en lien avec un(e) agent en charge de la coordination des actions du secrétariat et un(e) secrétaire du directeur de cabinet, le secrétariat particulier du Préfet :- Accueil téléphonique- Gestion de l'agenda - coordination des rendez-vous- Prise de notes - diffusion des notes, courriers et documents- Tenue et suivi des dossiers- Préparation des repas et réceptions (listes - plans de table)- Préparation et le démarrage des visio-conférences- Tenue du centre de responsabilité « frais de réception » du préfet- Contribution à la supervision d'évènements protocolaires- Suivi des congés des sous-préfets et chefs de services- Élabore le tableau des permanences des membres du corps préfectoralSpécificités du poste / Contraintes / SujétionsTemps pleinLe poste suppose de :- savoir hiérarchiser l'urgence des sollicitations et prioriser le travail à accomplir- faire preuve de méthode et de rigueur dans l'organisation du travail- faire preuve de réactivité- savoir s'adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques- savoir respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées- posséder des qualités relationnelles- travailler en lien et avec les autres secrétaires- être polyvalent(e)

Experience: 3 An(s)Qualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Préparation des repas
• Pro-activité
• Visio
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Réactivité
• Prise de note