Assistant Administratif pour l'Uepal H/F - France Travail

1.1. Secrétariat de direction de la présidence de l'EPRAL et du conseil synodal (40%)1.2. Assurer la bonne organisation des quatre Consistoires et Inspections en garantissantla gestion administrative, financière et électorale sous la validation et la responsabilité duresponsable territorial (60%).1. Finalités principalesLe poste contribue au bon fonctionnement des consistoires réformés et des inspectionsluthériennes et au-delà au rayonnement de l'UEPAL.Gestion administrative de la présidence de l'EPRAL :o Relations avec les autorités et les officielso Préparation, mise en oeuvre et suivi des décisions : conseil synodal, synode,pastorale (compte rendu et rapport)o Traitement du courrier, des demandes d'information, des déplacementso Accueil physique et téléphonique de la présidence EPRAL- Préparation des assemblées de consistoire réformées et d'inspections luthériennes :o Organisation logistique de l'assemblée.o Envoi de l'ordre du jouro Confirmation de la présence des délégués et sollicitation des remplaçantséventuels.o Préparation du matériel de vote le cas échéant.- Suivi de la bonne transmission des procès-verbaux des assemblées4. Tâches récurrentes selon usages des territoires concernés- Préparation, envoi et suivi des ordres du jour pour les conseils d'inspection ou deconsistoire, invitations, comptes-rendus des conseils- Gestion des congés pastoraux pour les Consistoires réformés :o Consolidation des demandes de congéso Gestion prévisionnelle des congés d'été et de Noël auprès des pasteurs etministères particuliers.o Mise à jour de l'état annuel des congés.- Suivi de l'organisation et du processus des élections dans les conseils paroissiaux (CP) enlien avec le responsable territorial.- Collecte des PV d'élections auprès des instances concernées et veille de calendrier pour lestransmissions par voie hiérarchique.- Préparation des assemblées électives territoriales selon leurs calendriers respectifs en lienavec les instances ad hoc et suivi post-élections.- Veille et suivi de la transmission des documents comptables annuels des paroisses àl'Entraide et Solidarité Protestantes.o Relance des vérificateurs en mai pour le contrôle des comptes de l'annéeprécédente.o Envoi des comptes vérifiés, après signature du président/inspecteur/trice, à l'ESPen mai / juino Classement des documents comptables dans les classeurs ou dossiers numériquesdes paroisses- Transmission de l'état annuel des congés à la Direction des Ressources Humaines del'UEPAL en fin d'année. (PCR uniquement)- Collecte et transmission des statistiquesMaîtrise de Microsoft (Word, Excel, Outlook, Internet) Gestion administrative rigoureuse Capacités d'organisation, d'anticipation et de coordination entre différentes instances etacteurs de l'UEPAL Sens de la confidentialité et de la diplomatie Qualités rédactionnelles et bonne communication orale Maîtrise des outils numériques pour gestion documentaire et votes électroniques Esprit de synthèse

Experience: 3 An(s)Compétences: Techniques de gestion administrative,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Gérer l'accueil téléphoniquePermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.Liste des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Statistiques
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• Gestion des fonds documentaires
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• Rigueur et méthode
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• Permanence téléphonique