Assistant au Cabinet du Présent Chargé des Représentations H/F - Region Grand est

Missions de la Direction / du service / du pôle Le Cabinet du Président a pour mission d'assurer la coordination efficace de l'agenda du Président de la Région, en lien étroit avec : les élus régionaux, les collaborateurs du Cabinet, le secrétariat du Président, la Direction de la Communication.Il veille notamment à l'anticipation, à l'organisation et au suivi des séquences institutionnelles et des représentations extérieures.Missions du poste Vous assurez la gestion et le suivi des invitations adressées au Président, ainsi que l'organisation des représentations du Président par les élus régionaux lors de manifestations extérieures.Activités Gestion des invitations entrantes : inscription, enregistrement dans l'agenda, propositions d'élus En lien avec le Chef de Cabinet, sollicitation des élus pour assurer les représentations extérieures du Président Coordination permanente avec les élus et leurs secrétariats afin de connaître leurs disponibilités Relations avec les organisateurs d'événements : annonce des élus représentant le Président, modalités de prise de parole, déroulé, excusés le cas échéant Sollicitation et transmission des éléments de langage, dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements des élus Établissement mensuel des ordres de mission des élus représentant le Président Rédaction et saisie de courriers et documents administratifs (pouvoirs, courriers divers) Mise à jour des fichiers (contacts, élus, manifestations) Participation à la continuité de service : échanges d'informations, remplacement ponctuel des assistantes du secrétariat du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique) Rédaction et diffusion hebdomadaire du tableau des représentations Classement et archivage des dossiersRelations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) Relations hiérarchiques et conditions particulières du poste :Poste placé sous l'autorité du Directeur de CabinetDisponibilité horaire requise en fonction de l'activité du CabinetConditions particulières du poste et avantages sociaux :- Temps de travail 39h hebdomadaires avec RTT, horaires variables- Télétravail possible après 3 mois de présence- Participation employeur : complémentaire santé et prévoyance, frais de transport, restauration- Rémunération comprenant : régime indemnitaire, prime de présentéisme, supplément familial de traitement (le cas échéant)- Véhicule de service intégré à la flotte automobile du siteSavoir Formation de type BTS Assistant de direction (souhaitée) Expérience professionnelle d'au moins 2 ans en secrétariat de direction (souhaitée) Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territorialesSavoir-faire Capacité à rendre compte à la hiérarchie Capacités d'adaptation et de priorisation Excellentes capacités rédactionnelles La pratique de la langue allemande constitue un atoutSavoir-être Intérêt marqué pour l'actualité régionale Excellentes aptitudes relationnelles Esprit d'équipe Capacité de prise d'initiatives Réactivité et sens des responsabilités Discrétion absolue Rigueur et sens de l'organisation

Experience: Débutant acceptéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Allemand
• Pro-activité
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation