Assistant Administratif et RH - Office Manager H/F - Vanberg Prevention

Vos Missions Principales

Véritable chef d'orchestre, vos missions s'articulent autour de quatre grands piliers :

1. Facturation et Pré-comptabilité
Éditer et suivre la facturation clients (factures d'acompte, bons de commande, relances des factures en retard, recouvrement).
Gérer les comptes fournisseurs et traiter les factures entrantes (Strasbourg, Lyon, Paris).
Assurer le suivi et le traitement des notes de frais et des notes de débours (NDD).
Réaliser le rapprochement bancaire avec précision
Préparer les exports pour le logiciel comptable et contribuer au remplissage du Bilan Pédagogique et Financier (BPF - échéance annuelle fin mai).

2. Gestion Administrative et Relation Client
Gérer la boîte mail générale et redistribuer efficacement les informations en interne.
Assurer l'ouverture des nouveaux comptes clients et le suivi des obligations administratives (Provigis, Google, eDocuments, Hiveo, Kbis).
Coordonner l'administratif lié aux formations : conventions, convocations par publipostage, certificats de réalisation, relances des participants et suivi post-formation.
Compiler les comptes-rendus d'intervention (avec l'aide d'outils de scan IA) et tenir à jour nos bases de données pour Qualiopi.
Porter les thématiques annexes (comme Ecovadis).
Reprendre le standard en cas de trop plein

3. Ressources Humaines et Juridique
Assurer la gestion administrative du personnel (suivi des congés, arrêts maladie).
Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs
Prendre en charge les formalités d'embauche : DPAE, affiliation mutuelle, visites à la médecine du travail.
Suivre les échéances RH cruciales (entretiens d'évaluation, suivi des compétences) et suivre le plan de formation interne.
Apporter un soutien ponctuel au recrutement (tri de CV, pré-qualifications téléphoniques, l'externalisation en amont).
Collecter et vérifier les documents administratifs légaux (ex : attestations de vigilance de nos experts/sous-traitants).

4. Logistique et Vie du Bureau (Office Management)
Gérer le traitement du courrier (envois en AR), la réception des colis et les expéditions depuis Strasbourg.
Animer la vie de bureau au quotidien : achats de café, gestion des fournitures et de l'imprimante/copieur.
Commander le matériel nécessaire pour les ateliers et gérer l'envoi de matériel partiel.
Superviser l'entretien des locaux en gérant les prestataires (société de ménage, petites réparations ou ajustements divers).
Administrer les outils de communication interne et externe (base documentaire).

Experience: 3 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Notes de frais
• Bases documentaires
• Intelligence artificielle
• Rapprochement bancaire
• Bonnes pratiques de fabrication
• Relation client
• Compte-rendu
• Recouvrement
• Intégration des salariés
• Facturation
• Traitement du courrier
• Réactivité