Gestionnaire des Assemblees H/F - Eurometropole de Strasbourg

Le Secrétariat général compte 26 agent-es dont les missions transversales assurent l'accompagnement des directions et services de la collectivité notamment en matière juridique et dans le cadre des processus délibératifs.

Vous ferez partie du service des Assemblées au sein duquel 8 agent-es contribuent au bon déroulement des instances délibératives de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg en assurant leur préparation, le suivi des délibérations et les liens avec les services préfectoraux dans le cadre du contrôle de légalité.

Au sein d'une équipe d'assistant-es, vous assurez la gestion des Assemblées (conseils municipal et eurométropolitain) et exercez les fonctions de référent-e du logiciel ADEL.

Dans ce cadre:

En tant que gestionnaire des Assemblées, vous assurez :
la gestion des délibérations : mettre en forme les documents , suivre le circuit de validation des projets de délibération ainsi que les modifications sollicitées.
la préparation et le suivi des séances publiques des conseils municipaux et métropolitains ainsi que des séances préparatoires (préparation matérielle des séances, assister aux conseils).
la préparation des arrêtés relatifs aux élu-es municipaux et métropolitains .
En tant que référent-e et formateur-trice ADEL, vous assurez l'organisation et la réalisation des formations du logiciel ADEL aux utilisateurs-trices, sur la base de la documentation existante.

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac +2 en assistanat de direction ou équivalent. Vous justifiez d'une expérience confirmée en assistanat de direction requérant une expertise des techniques de secrétariat, des règles de grammaire, orthographe, syntaxe et une maîtrise des processus délibératifs et du fonctionnement des assemblées délibérantes ainsi qu'une maitrise des logiciels métiers.

Vos atouts :

Votre maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook.) ainsi que d'Internet.
Votre capacité à organiser efficacement votre travail afin de gérer plusieurs demandes simultanément et de passer aisément d'un dossier à un autre.
Vos qualités relationnelles, votre sens de la pédagogie et votre esprit d'équipe.
Les entretiens de recrutement se dérouleront début septembre.

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL
Permanence du service à assurer jusqu'à 17h30 1 à 2 fois par semaine.

Experience: 6 Mois

Compétences: Réaliser une recherche documentaire

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Grammaire
• Pédagogie
• Excel
• Word
• Réactivité