Gestionnaire Administratif Personnels d'Encadrement H/F - Rectorat de Strasbourg

Vos missions :

1.Organiser, planifier et suivre les campagnes annuelles des personnels d'encadrement (évaluation, mobilité...)

- Préparation et planification des campagnes annuelles d'évaluation (mars à août) et de mobilité (septembre à août) : organiser la répartition des entretiens, gérer les rendez-vous, préparer les dossiers, relire et corriger les comptes-rendus, suivre les recours
- Préparation, organisation et suivi des campagnes «annexes»: recrutement sur poste à profil, titularisation, détachement, liste d'aptitude
- Suivi et mise à jour des tableaux de bord

2.Assurer la gestion administrative et le suivi de carrière des personnels d'encadrement (chefs d'établissement et inspecteurs de l'éducation nationale du 1er degré)

- Suivi des différents actes de gestion courante: arrêts maladie, absences, remplacement, intérim
- Mise à jour des dossiers personnels et des annuaires
- Mise à jour de tableaux de suivi
- Gestion du vivier des faisant fonction

3.Organiser, planifier les campagnes annuelles de distinctions honorifiques

- Assurer la rédaction et la diffusion des circulaires (palmes académiques, ordre national du mérite, Légion d'honneur)
- Proposer des candidatures et rédiger des notices
- Constituer un tableau de sélection, collecter les notices, les relire, les transmettre au cabinet du recteur

4.Outre ces activités principales, vous êtes amené(e) à contribuer à l'activité du cabinet et notamment à:

- assurer la continuité du service, avec les autres collaboratrices et collaborateurs, en cas d'absence;
- prendre en charge, par roulement avec les autres collaboratrices et collaborateurs, la permanence téléphonique durant les heures d'ouverture du cabinet ;
- participer à l'organisation d'événements particuliers impliquant la mobilisation de l'ensemble des collaboratrices et des collaborateurs du cabinet;
- assurer le suivi des réponses aux courriers des usagers et des élus concernant des situations en collège et en lycée et en coopération avec les service de la DSDEN. Rédiger ces courriers le cas échéant.

Connaissances administratives et techniques

- Connaitre l'organisation du système éducatif et son environnement professionnel: niveau maîtrise
- Utiliser les outils informatiques et bureautiques: niveau maîtrise
- Utiliser des applications métiers (Sirhen, Colibris, Mouvement): niveau débutant/pratique

Savoir-faire

- Planifier, anticiper et respecter les délais: niveau expert
- Travailler en équipe: niveau maîtrise
- Alerter et rendre compte: niveau expert
- Communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit: niveau expert
- Mettre en oeuvre et respecter des procédures: niveau expert

Savoir être

- Faire preuve de grande discrétion: niveau expert
- Faire preuve de rigueur: niveau expert
- Avoir le sens de l'adaptation: niveau expert
- Etre réactif: niveau expert
- Etre autonome: niveau maîtrise
- Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise

• Compte-rendu
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité