Assistante Administrative et Achat H/F - France Travail

Le titulaire du poste est garant du bon traitement administratif des dossiers clients et fournisseurs.

Assurer une fonction administrative polyvalente combinant :
- Le secrétariat et l'administration des ventes de l'activité Piscine principalement
-La gestion administrative des achats.
-Suivi administratif des appels d'offres :
- Constituer les dossiers administratifs d'appels d'offres
- Rassembler les pièces administratives nécessaires
- Mettre en forme les offres commerciales et techniques
- Déposer les dossiers sur plateformes dématérialisées
- Suivre les échéances et relancer si nécessaire

Administration des ventes:
- Accueillir et renseigner les clients par téléphone et par mail
- Enregistrer et suivre les devis
- Enregistrer les commandes clients
- Assurer le suivi administratif des dossiers clients
- Classer et archiver les documents commerciaux

Secrétariat du responsable piscine :
- Rédiger courriers, comptes rendus et documents divers
- Organiser et suivre les dossiers administratifs du service
- Assurer la gestion administrative courante du service

Fonction ADV Achats :
Gestion des commandes fournisseurs :
- Saisir les commandes fournisseurs dans l'ERP
- Transmettre les commandes aux fournisseurs
- Suivre les accusés de réception
- Suivre les délais de livraison
- Relancer les fournisseurs

Contrôle des factures :
- Réceptionner les factures fournisseurs
- Vérifier la conformité des factures
- Effectuer le rapprochement commande / livraison / facture
- Gérer les litiges éventuels
- Transmettre les éléments validés à la comptabilité

Accompagner les utilisateurs internes dans les procédures administratives
- Expliquer les process administratifs aux nouveaux collaborateurs
- Maîtrise des outils bureautiques
- Utilisation d'un ERP
- Rigueur et organisation
- Sens du service
- Bon relationnel
- Polyvalence
- Discrétion et confidentialité

Formation Bac Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou équivalent.
Expérience exigée en administration des ventes, secrétariat ou achats.
Une expérience dans un environnement technique serait un plus.

Experience: 12 Mois

Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande,Administrer des achats et ventes,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer une communication de qualité avec les clients et les fournisseurs,Négocier avec des prestataires et fournisseurs,Négocier des contrats avec des fournisseurs,Rédiger un compte rendu de réunion,Utiliser des logiciels de gestion des achats

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de fournitures et équipements industriels divers

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.

• Gestion des achats
• Négociations commerciales