Assistant·e de Direction H/F - Université de Strasbourg

Nom du service : Direction des finances

Nombre d'agents du service : 82

Nombre d'agents à encadrer (éventuellement) : 0

Lieu d'exercice : Institut Le Bel - Campus central

Relation hiérarchique : Directrice des finances et directeur adjoint des finances

Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement

Démarrage à compter du 01/09/2026

Catégorie : B Corps : Technicien

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission :

L'assistant(e) de direction assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique des responsables de la direction et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans les domaines fonctionnels de l'établissement.

Activités principales :

Gestion administrative
- Assurer l'ensemble des actes administratifs liés au fonctionnement de la direction et à la gestion des personnels (82 personnes).
- Apporter un appui logistique et organisationnel à l'ensemble de la Direction des Finances (réservation des déplacements, commandes diverses, gestion des photocopieurs...).
- Gérer les agendas de la direction.
- Organiser et coordonner les réunions internes et externes demandées par les responsables de la Direction.
- Planifier et organiser les pré-CA avec le rectorat et la commission des finances.
-Rédiger et mettre en forme les documents administratifs et financiers produits par la Direction (budget, compte financier, formulaire...).
- Appuyer le responsable dans la gestion des agents logés (charges locatives, envoi des documents...).
- Mettre à jour les organigrammes structurels et fonctionnels.

Gestion des ressources humaines
- Assurer le support opérationnel des recrutements des personnels contractuels au sein de la Direction (lien avec la DRH pour les demandes de recrutement, les propositions d'embauche et l'émission des contrats; organisation des entretiens suite à la publication du poste; demande d'autorisation de travail pour les personnels extra-communautaires; saisie dans ARC et ORPHEE...).
- Suivre et mettre en oeuvre le renouvellement des contrats des personnels contractuels et leur avancement.
- Gérer le suivi des dossiers d'avancement des personnels de la Direction (listes d'aptitude, tableaux d'avancement).
- Suivre les absences en lien avec la DRH et les comptes-rendus des visites médicales.
- Assurer le suivi des modalités de travail des personnels de la Direction (protocole de télétravail, demande de temps partiel...) et gérer l'application de suivi des congés (Ohris).
- Mettre en oeuvre les procédures RH (entretiens professionnels...) en lien avec la direction.
- Suivre l'évolution des procédures de gestion RH de l'établissement.

Gestion du numérique
- Assurer le rôle de correspondant informatique pour la Direction.
- Organiser l'installation des nouveaux personnels (équipement informatique, dossiers partagés...).
- Maintenir l'inventaire des postes informatiques et des kits de télétravail de la Direction.

[...]

a) Savoir sur l'environnement professionnel

- L'organisation et le fonctionnement de l'établissement.

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative.

b) Savoir-faire opérationnel

- Rechercher l'information, la vérifier et la classer

- Utiliser les logiciels de bureautique (word, excel, power point) et les logiciels de gestion du domaine

- Planifier son activité

- Travailler en équipe

c) Savoir-faire comportemental

- Discrétion et rigueur

- Avoir le sens de l'organisation

- Savoir rendre compte de son travail

- Savoir travailler en équipe et en autonomie

- Savoir organiser son travail en fonction des priorités fixées

- Être force de proposition, notamment pour améliorer le fonctionnement de la Direction

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion du personnel