Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Institut National Sciences Appliquees

L'implantation du poste, au sein du pôle Formation, chargé de l'organisation de la scolarité des étudiants et regroupant le secrétariat de la direction de la formation, le service scolarité et le secrétariat des départements, nécessitera de la part de l'intéressé-e des qualités de polyvalence.
Il ou elle pourra être amené-e à apporter sa contribution au bon fonctionnement du pôle par une aide à des tâches administratives ne relevant pas directement du champ de ses activités principales, si la charge de travail du pôle l'exige.
L'intéressé-e travaillera sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice des secrétariats de départements dans le cadre d'une suppléance d'au moins 4 mois, renouvelable sous condition.

Activités principales :
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative d'un département de formation
- Gérer les conventions de stages des étudiants ingénieurs
- Gérer les conventions et l'organisation des Projets de Fin d'Etudes (PFE) des étudiants ingénieurs de 5ème année
- Gérer les emplois du temps de formation d'ingénieur dans l'outil informatique dédié (ADE)
- Gérer les Projets Individuels de Formation (PIF) d'étudiants ingénieurs, notamment redoublants leur année
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière : conventions de stage, états de service, contrôle des heures de cours et des heures enseignants
- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
- Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, notes d'information, etc.)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Classer, archiver
Connaissance, savoir :
- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et les cursus d'études : connaissance du rôle des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la structuration des enseignements, des calendriers
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, .). Une maitrise d'ADE et des outils de scolarité de la suite Cocktail serait un atout.
- Disposer de bonnes qualités d'expression écrites et orales.
- Comprendre la demande de l'interlocuteur et apporter une réponse personnalisée
- Travailler en équipe
- Respecter les délais
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Enregistrer et classer les documents
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer
- Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Classer des documents,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique