Assistant·e de Formation H/F - Université de Strasbourg

Nom du service : Département Gestion des entreprises et des administrations (GEA)

Nombre d'agents du service : 2 (1 sur site de Schiltigheim ; 1 sur site de Sélestat)

Nombre d'agents à encadrer (éventuellement) : 0

Lieu d'exercice : IUT Louis Pasteur - 1 allée d'Athènes - 67300 Schiltigheim

Relations hiérarchiques

Sous l'autorité du chef de département GEA

Relations fonctionnelles

Travaille en lien fonctionnel avec les directeurs des études, les équipes pédagogiques, l'assistante de formation de l'antenne du département GEA à Sélestat, le service de la scolarité, le pôle ressources humaines-finances, ainsi qu'avec les services transversaux de l'IUT et de l'université.

CDI

Démarrage à compter du 01/09/2026

Catégorie : A

Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement

Rémunération selon grille de la fonction publique

Mission

Assurer la gestion administrative, financière et pédagogique du département Gestion des entreprises et des administrations (GEA).

Activités

- Accueil (physique et téléphonique) et information des divers interlocuteurs (étudiants, parents, enseignants, tuteurs de stages, entreprises...)

- Diffusion de l'information au sein du département

- Préparation de différentes réunions (jurys, conseils de département, conseils de perfectionnement, réunions pédagogiques, commissions), rédaction et diffusion des comptes rendus

- Organisation des divers rendez-vous et déplacements

- Recrutement des étudiants en BUT et en LP (gestion des candidatures, organisation des jurys d'entretien)

- Gestion administrative des étudiants en formation initiale et en alternance (trombinoscopes, conventions de stages, suivi quotidien, poursuites d'études, organisation de soutenances, diffusion des offres de stages / d'apprentissages / d'emploi, suivi des anciens étudiants...)

- Suivi pédagogique des étudiants en formation initiale et en alternance (suivi des absences, préparation des jurys, gestion des notes)

- Appui à la gestion budgétaire du département : établissement des demandes de bons de commande (traiteurs, transports), collecte de devis, gestion des fournitures administratives

- Liaison constante avec le Centre de Formation d'Apprentis Universitaire

- Veille au respect des procédures et à leur adaptation éventuelle

Candidater:

Pour postuler, veuillez adresser votre CV et lettre de motivation au plus tard le 08/05/2026 à l'attention de Madame Carine PARTY, chargée de contrôle d'études et d'évaluation, à l'adresse mail :****@****.**

a) Connaissances sur l'environnement professionnel

- Savoir rédiger un courrier ou document administratif

- Connaître les techniques de secrétariat et savoir gérer un système de classement

- Connaître les règles de fonctionnement de l'établissement

- Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement du BUT

b) Savoir-faire opérationnels

- Savoir utiliser les systèmes informatisés ; maîtriser les logiciels spécifiques et les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, base de données, logiciel d'emploi du temps, applications nationales)

- Rechercher l'information, la vérifier et la classer

- Savoir rendre compte

c) Savoir-faire comportementaux

- Faire preuve d'autonomie dans le travail.

- Respect de la confidentialité dans la gestion des dossiers et des échanges.

- Bienveillance.

- Aisance relationnelle et excellente capacité de communication avec des publics variés (étudiants, enseignants, interlocuteurs externes).

- Aptitude à gérer simultanément des tâches variées et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.

• Sens du relationnel