ou un Référent des Réunions de l'Assemblée et du Recueil des Actes Poste N°A-5263 H/F - 67

Le référent des réunions de l'Assemblée et du recueil travaille au sein d'une équipe assurant le secrétariat de la Direction des services de l'Assemblée.
Sous l'autorité du supérieur hiérarchique, le référent est chargé de la préparation, du déroulement et du suivi des réunions du Conseil d'Alsace, de la Commission permanente, ainsi que de l'organisation de ses Commissions thématiques et territoriales.
Il assure la constitution et la publication du recueil des Actes de la Collectivité européenne d'Alsace.
Il travaille en lien direct avec son binôme, les 2 postes de référents des réunions de l'Assemblée et du recueil étant basés l'un à Strasbourg, l'autre à Colmar.

Participe à la préparation, au déroulement et au suivi des séances de l'Assemblée (réunion publique du Conseil et séance de la Commission permanente ainsi qu'à l'organisation des Commissions thématiques et Commissions territoriales
Elabore et actualise les documents des assemblées et commissions : convocations, ordres du jour, feuilles d'appel et d'émargement, fascicules, pouvoirs, télétransmission des actes
Assure la prise de notes et le secrétariat en séance de l'Assemblée
Réalise les fascicules, le tableau des résumés et la constitution des dossiers des séances CP et CD
Vient en appui au suivi des rapports : scans, impressions, mise à jour du tableau de suivi
Gère l'agenda des Commissions thématiques et territoriales et assure la mise à jour des listes de diffusion relatives aux secrétariats des Commissions.
Assure la gestion du SharePoint des Commissions : création des Commissions, gestion des dossiers de séances des Commissions (rapports et annexes) et gestion des accès, archivage
Contribue à la mise à jour des calendriers,
Assure le cas échéant la télétransmission d'actes type arrêté via le logiciel de dématérialisation du contrôle de légalité iXbus de la CeA
Assure le niveau 1 de l'administration fonctionnelle du logiciel CeActes (dépannage, report, déblocage, etc...)
Constitue et archive les dossiers des séances du Conseil, de la Commission permanente et des Commissions
Effectue, sur demande des Conseillers d'Alsace, de l'administration départementale et du public, des recherches approfondies concernant les rapports et les délibérations, historique de documents préparatoires
En coordination avec le service des archives, participe aux opérations de versement et d'élimination des archives
Assure la constitution et la publication et l'archivage du recueil des actes de la CeA
Elabore et diffuse les notes de parution du recueil.
En l'absence de son binôme, il assure la continuité du service.