Assistant d'Accueil et de Secrétariat - Résidences du Neudorf H/F - 67

Sous l'autorité du Responsable Administratif, l'assistant(e) d'accueil et secrétariat est chargé(e) de la gestion de la structure et participe à l'accueil du public.

Gestion locative
Gestion des admissions : vérification du dossier, remise des clés et prise de rendez-vous pour l'état des lieux. Remise de l'attestation CAF, du code WIFI et de l'attestation d'hébergement.
Gestion des clés et du petit matériel à destination des usagers.
Suivi du départ : après vérification de la situation comptable et consultation du secrétariat, prise de rendez-vous pour l'état des lieux
Suivi des disponibilités via un fichier partagé et suivi du niveau de remplissage pour éviter le surbooking.
État des lieux de sortie (EDLS) en renfort selon les procédures établies
Saisie des demandes de réparations et des factures dans les logiciels métiers.

Gestion comptable
Mandataire de la régie de l'hébergement (encaissement par TPE, transmission des tickets journaliers et des chèques, saisie des recettes sur H3, classement des tickets CB).
Transmission mensuelle des documents de gestion réglementaires par voie dématérialisée
Édition des lettres de rappel.
Préparation, transmission et suivi des devis et factures d'hébergement
Saisie des commandes et des bulletins de livraisons.
Traitements des bons de commande, factures, droits constatés, réductions d'ordre de recettes.

Accueil
Accueil physique du public, renseignements (contacts, informations, orientation, etc.)
Transmission des messages écrits, oraux et téléphoniques
Gestion de l'ouverture/fermeture des accès aux bâtiments pour les étudiants et intervenants extérieurs
Participation à la sécurité : contrôle des entrées et les sorties et signalement aux services compétents en cas d'incidents ou d'accidents